Zpracování a ochrana osobních údajů

Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

I. Totožnost a kontaktní údaje Správce

1. Správcem osobních údajů zákazníka je společnost Best Biz s.r.o., IČ: 27497208 se sídlem U Menhiru 658, 252 41 Dolní Břežany (dále jen „Správce“).
2. Kontaktní údaje Správce jsou následující: Best Biz s.r.o., IČ: 27497208 se sídlem U Menhiru 658, 252 41 Dolní Břežany, tel. : +420 602 134 247, e-mail: info@prekladatelna.cz.
3. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Rozsah zpracování osobních údajů

1. Správce zpracovává osobní údaje fyzických osob v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, které v českém právním prostředí od 25. května 2018 nahradil zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, podle něhož Správce dosud naplňoval povinnosti při zpracování osobních údajů.
2. Osobní údaje, které společnost Best Biz s.r.o. zpracovává o svých stávajících a potenciálních zákaznících z řad fyzických osob, jsou:
   1. jméno a příjmení – za účelem správného oslovení v další komunikaci a vystavení faktury,
   2. adresa – za účelem vystavení faktury a případně zaslání vyhotoveného soudního překladu poštou,
   3. telefonní číslo – za účelem případné telefonické komunikace pro upřesnění poptávky či v průběhu realizace objednaného překladu,
   4. e-mailová adresa – za účelem další elektronické komunikace při tvorbě nabídky, realizaci objednaného překladu a zaslání faktury.

III. Účel zpracování osobních údajů

1. V případě zpracovávání z důvodu splnění smlouvy či splnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Správce je poskytnutí osobních údajů povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje Správce souhlas subjektu osobních údajů. Základní dílčí účely pro zpracování osobních údajů jsou zejména:
   1. plnění smlouvy – mj. procesy spojené s identifikací a možným kontaktováním zákazníka, poskytování služeb, vyúčtování za poskytnuté služby, vystavení daňových dokladů,
   2. plnění zákonných daňových povinností,
   3. oprávněný zájem – mj. vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory, evidence dlužníků.
   Osobní údaje pro tyto účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou uvedeny níže v čl. VII.

IV. Zásady při zpracování osobních údajů

1. Osobní údaje se vyžadují jen pro legitimní účely, v přiměřené míře a nezbytném rozsahu.
2. Zpracování osobních údajů probíhá transparentně.
3. Subjekty údajů (klienty z řad fyzických osob), jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, jsou informovány, jakým způsobem a s jakou ochranou a zda bude docházet k předání osobních údajů třetím stranám.
4. Pro zpracování osobních údajů existuje alespoň jeden právní titul.
5. Osobní údaje zákazníků jsou ukládány a zpracovávány pouze po dobu nezbytně nutnou v ohledu na účel jejich zpracování.
6. Zpracování osobních údajů podléhá pravidlům zabezpečujícím jejich integritu, celistvost a důvěrnost

V. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

1. Zpracování osobních údajů provádí Správce. Zpracování je prováděno v jeho sídle jednotlivými pověřenými osobami na straně Správce, příp. zpracovatelem.
2. Při zpracování osobních údajů Správcem nedochází k automatizovanému rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.
3. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. u osobních údajů v listinné podobě manuálním způsobem za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů.
4. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

VI. Další příjemci osobních údajů

1. Na základě právního zákonného důvodu můžou být zpracovávané osobní údaje poskytnuty následujícím subjektům: státní orgány, orgány státní a veřejné správy.
2. Na základě naplnění smluvní povinnosti Správce můžou být některý zpracovávané osobní údaje poskytnuty dodavatelům, se kterými má Správce uzavřeny smlouvy, jako jsou překladatelé a dodavatelé IT a účetních služeb.
3. Na základě oprávněného zájmu Správce v případě neplnění si závazků zákazníkem budou zpracovávané osobní údaje poskytnuty arbitrážnímu soudu, vymáhací agentuře či exekutorovi.

VII. Doba uložení osobních údajů

1. Správce je oprávněn v případě, že zákazníci mají splněny veškeré své závazky vůči němu, zpracovávat v administrační databázi jejich základní osobní údaje dle čl.II. po dobu 5 let ode dne ukončení poslední smlouvy se Správcem.
2. V případě poptávky potenciálním zákazníkem, která nebyla završena uzavřením objednávky, Správce údaje o potenciálním zákazníkovi neuchovává.
3. Daňové doklady vystavené Správcem jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i objednávky.

VIII. Práva subjektu údajů

1. Za podmínek stanovených v nařízení má zákazník právo mj. požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, právo na jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení jejich zpracování, právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, a dále právo na přenositelnost Vašich osobních údajů. Podrobnější popis jednotlivých práv zpracoval Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
2. Zákazník má právo být informován o zpracování svých osobních údajů tak, aby byla naplněna zásada transparentnosti zpracování, mj. má právo znát:
   1. účel zpracování (proč jsou jeho osobní údaje zpracovávány),
   2. totožnost Správce (Best Biz s.r.o.),
   3. oprávněné zájmy Správce (viz čl. III),
   4. příjemce svých osobních údajů (viz čl. VI.).

Tyto zásady vstupují v platnost dne 25. 5. 2018.